Hos Landstinget i Gävleborg fokuserar man på ordning och reda. Patientsäkerhet är fokus samt att försäkra sig om att styrande och redovisade dokument uppdateras snabbt och omedelbart är tillgängliga för alla berörda medarbetare.
Därför implementerade man 2010 FormPipe Softwares ECM-produkt FormPipe Platina. Sedan dess har lösningen stegvis införts som stöd i ett ledningssystem på landstingets samtliga 230 vårdenheter. FormPipes partner Agio har stått för implementeringen i Platina utifrån landstingets kravbild.
Medarbetarna inom laboratoriemedicin är väldigt nöjda med den direkta tillgången till giltiga dokument som blivit möjlig
Det var Laboratoriemedicin, med verksamhet vid sex laboratorieenheter och totalt ca 200 medarbetare, som implementerade lösningen i första skedet. I syfte att kvalitets- och säkerhetsgarantera verksamheten finns cirka 2 000 styrande och 500 redovisade dokument i ett ledningssystem. Exempel på det som dokumenteras är arbetsplatsbeskrivningar, rutiner, beskrivningar för utrustning och redovisade dokument som behövs för ackreditering från SWEDAC. Att dessa dokument alltid är uppdaterade med giltiga versioner är naturligtvis oerhört viktigt.
Pärmar är ett minne blott
Innan implementeringen av FormPipe Platina bestod ledningssystemet av pärmsystem och pappersdokument vilket ansågs vara ett tungrott arbetssätt. Det var också svårt att garantera att dokumenten var uppdaterade med giltiga versioner. Sedan implementeringen 2010 är istället såväl pärmar som pappersdokument historia hos Laboratoriemedicin, vilket medförde att Gävleborgs Landsting därefter också beslöt att införa FormPipe Platina som stöd för ett ledningssystem inom hela koncernen, dvs. 230 vårdenheter.
Anders Tollmar, samordningsdirektör på Landstinget Gävleborg, kommenterade vid tillfället:
– Medarbetarna inom laboratoriemedicin är väldigt nöjda med den direkta tillgången till giltiga dokument som blivit möjlig genom införandet av FormPipe Platina, varför vi tagit beslutet att utbilda verksamheten kvalitetssamordnare i samtliga funktioner och införa systemet inom hela koncernen. Det vi hoppas uppnå är lönsamhet och patientsäkerhet genom ordning och reda. Det är jätteviktigt att alla dokument snabbt och smidigt kan uppdateras och med detta system kan alla medarbetare bland annat gå in och läsa de senaste uppdateringarna inom just deras specifika område.
– Vidare kan man även välja ut vilka som ska kunna ta del av dokumentet samt kontrollera att dessa personer verkligen läst det. Det går också smidigare att underhålla ledningssystemet med olika roller/personer som sköter upprättandet, granskningen och fastställandet av dokumenten eftersom det meddelas automatiskt när det är dags att ta del av processen. Målet är förstås så få fel som möjligt, att göra rätt från början samt att på det sättet slippa onödigt lidande och kostnader för att rätta till felen i efterhand.
– Det viktigaste för oss är patientens hälsa och den största vinsten största vinsten är en bättre vård, konstaterade han då.
Femdubblat antalet dokument
Nu har det gått några år sedan Formpipe Platina integrerades inom hela koncernen och Anders Tollmar konstaterar att en hel del har hänt.
– Ja, vi har på ett ungefär femdubblat antalet dokument i ledningssystemet sedan vi påbörjade den breda implementeringen och har idag ett relativt heltäckande bestånd av direktiv, handlingsplaner, rutiner, beskrivningar och checklistor som vi håller aktuella och gör tillgängliga för medarbetarna med hjälp av systemet för dokumenthantering, konstaterar han idag.
Kan du kort beskriva de viktigaste fördelarna som du ser, och mål som uppnåtts?
– Arbetet med dokumentstyrning i verksamheter som innefattar hälso- och sjukvård är ett viktigt led i kvalitetssäkringen av verksamheten. Landstinget Gävleborg har flera olika kvalitetscertifikat på verksamhetsnivå och hela koncernen är miljöcertifierad. Vi vet alltså att vår dokumenthantering fungerar och är tillräckligt säker enligt flera oberoende bedömare.
– Att göra rätt från början och undvika kvalitetsbristkostnader löser man inte enbart genom dokumentstyrning och ledningssystem, det ställer också stora krav på standardisering av arbetssätt, processutveckling och uppföljning av effekter. Men en väl fungerade dokumentstyrning är en grundläggande förutsättning för detta arbete.
Har produkten påverkat lönsamheten?
– Det är ännu så länge svårt att bedöma om kostnaderna för systemstödet har inneburit motsvarande kostnadsminskningar. Men vi är säkra på att vårt arbete med ledningssystemet har förbättrat patientsäkerheten att det uppstår positiva effekter, även ekonomiskt, hos enskilda patienter, för anhöriga och för samhället som stort.
Är er implementering av FormPipe Platina något ni förmedlar och tar upp i ert samarbete med andra landsting?
– Landstinget Gävleborg har haft som strategi att knyta ihop fler ledningsprocesser och olika typer av administrativa processer med hjälp av ett och samma system. Idag sköter vi diarieföring, ärendehantering, ledningssystem och avvikelsehantering på samma plattform, med vissa kopplingar mellan dessa delar. Det är väl känt hur vi jobbar, men det finns också flera faktorer som avgör andra landstings vilja och praktiska möjligheter att använda systemstödet så mångfacetterat, säger Anders Tollmar.
Jan Sundström, kundansvarig hos Agio System och Kompetens AB, kommenterar samarbetet:
–Det har varit en stimulerande utmaning för oss på Agio att tillsammans med landstinget utforma ett ledningssystem i Platina och integrera det med intranätet. Jag tror att flera delar av lösningen kan vara intressant för andra landsting och där finns spännande utvecklingsmöjligheter.
